Mažos vertės viešųjų pirkimų taisyklės

 

PATVIRTINTA:
Viešosios įstaigos Gyvenimo ir tikėjimo instituto
direktoriaus 2011 m. rugpjūčio 29 d.
įsakymu Nr. 4   

VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS GYVENIMO IR TIKĖJIMO INSTITUTO
MAŽOS VERTĖS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TAISYKLĖS

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

 1. Viešosios įstaigos Gyvenimo ir tikėjimo instituto mažos vertės viešųjų pirkimų taisyklės (toliau – Taisyklės) parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102; 2007, Nr. 114-4630; 2008, Nr. 81-3179, 2009, Nr. 93-3986; 2010, Nr. 25-1174; Nr. 139-7109; 2011, Nr. 2-36) (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), kitais viešuosius pirkimus (toliau – pirkimai) reglamentuojančiais teisės aktais. 

 2. Viešosios įstaigos Gyvenimo ir tikėjimo instituto (toliau – Institutas) prekių, paslaugų ir darbų mažos vertės pirkimus (toliau – pirkimai) gali atlikti Viešųjų pirkimų įstatymo 2 straipsnio 15 dalyje nustatytais atvejais, t.y. kai prekių ar paslaugų pirkimo vertė yra mažesnė kaip 100 tūkst. Lt, o darbų – mažesnė kaip 500 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio).

 3. Taisyklės nustato mažos vertės pirkimų organizavimo ir planavimo tvarką, pirkimus atliekančius asmenis, pirkimo būdus ir jų atlikimo, ginčų nagrinėjimo procedūras, pirkimo dokumentų rengimo ir teikimo tiekėjams reikalavimus.

 4. Pirkimai atliekami laikantis lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, abipusio pripažinimo ir proporcingumo principų, konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų. Priimant sprendimus dėl pirkimų, vadovaujamasi racionalumo principu.

 5. Taisyklėse naudojamos sąvokos:
 5.1. Pirkimo organizatorius – Instituto direktoriaus įsakymu paskirtas atsakingas darbuotojas, kuris Taisyklių nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka mažos vertės pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma viešojo pirkimo komisija.
 5.2. Apklausa – pirkimo būdas, kai pirkimo organizatorius arba Viešojo pirkimo komisija raštu arba žodžiu kviečia tiekėjus pateikti siūlymus ir perka prekes, paslaugas ar darbus iš mažiausią kainą pasiūliusio ar ekonomiškiausią pasiūlymą pateikusio tiekėjo
 5.3. Pasiūlymas – Institutui tiekėjo raštu pateiktų dokumentų ir elektroninėmis priemonėmis pateiktų duomenų visuma ar žodžiu pateiktas siūlymas tiekti prekes, teikti paslaugas ar atlikti darbus pagal perkančiosios organizacijos nustatytas pirkimo sąlygas.
 5.4. Pirkimo iniciatorius – Instituto darbuotojas, kuris nurodė poreikį įsigyti reikalingas prekes, darbus arba paslaugas.
 5.5. Taisyklėse vartojamos kitos pagrindinės sąvokos nustatytos Viešųjų pirkimų įstatyme.

 6. Institutas turi skatinti tiekėjų konkurenciją siekdama kuo naudingesnių tiekėjų siūlymų.

 

II. PIRKIMUS ATLIEKANTYS ASMENYS

 7. Pirkimą gali atlikti pirkimo organizatorius ar Viešojo pirkimo komisija (toliau – komisija). Pirkimų organizatorių skiria ir sudaro komisiją, vadovaudamasis Viešųjų pirkimų įstatymo 16 straipsniu, Instituto direktorius. Į komisiją įtraukiamas ir pirkimo organizatorius.

 8. Pirkimo organizatorius pirkimą gali atlikti tik tuomet, kai numatomos sudaryti prekių ar paslaugų viešojo pirkimo-pardavimo sutarties vertė neviršija 50 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) arba darbų viešojo pirkimo-pardavimo sutarties vertė neviršija 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio).

 9. Mažos vertės pirkimus vykdo Komisija, kai:
 9.1. prekių ar paslaugų pirkimo sutarties vertė 50 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) ir daugiau, bet neviršija 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio);
 9.2. perkami darbai, kurių pirkimo-pardavimo sutarties vertė viršija 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio), bet ne daugiau kaip 500 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio).

  10. Pirkimo organizatorius ir/ar Komisijos nariai prieš pradėdami pirkimus turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą. Minėtus dokumentus, po pasirašymo, komisijos nariai perduoda komisijos pirmininkui. Šie dokumentai saugomi asmens bylose. Nešališkumo   bei konfidencialumo pasižadėjimas gali būti pasirašomi vieną kartą ir galioja nepriklausomai nuo to, keliuose pirkimuose dalyvauja pirkimo organizatorius ar komisijos narys.

 11. Komisija dirba pagal Instituto direktoriaus patvirtintą Komisijos darbo reglamentą. Komisijai turi būti nustatytos užduotys ir suteikti visi užduotims vykdyti reikalingi įgaliojimai. Komisija sprendimus priima savarankiškai. Komisijos veiklai vadovauja pirmininkas. Komisijos sekretoriumi skiriamas vienas iš Komisijos narių.

 12. Institutas gali vykdyti pirkimus per Centrinę perkančiąją organizaciją arba iš jos (jei yra sudariusi atitinkamų prekių, paslaugų ar darbų preliminarias sutartis). Siūlymą pirkti per Centrinę perkančiąją organizaciją arba iš jos Instituto direktorius gali teikti Komisijai ar Pirkimo organizatoriui. Instituto direktorius įsakymu įgalioja pirkimų organizatorių atlikti užsakymus Centrinės perkančiosios organizacijos elektroniniame kataloge ir pasirašinėti elektroniniu būdu.

 13. Institutas turi teisę nutraukti pirkimą, jeigu atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti (perkamos paslaugos, prekės ar darbai tapo nereikalingi, nėra lėšų už juos apmokėti ir pan.). Sprendimą dėl pirkimo nutraukimo priima Instituto direktorius. Teikimą nutraukti pirkimą Instituto direktoriui teikia Pirkimo organizatorius arba Komisija.

 

III. PIRKIMŲ PASKELBIMAS

 14. Institutas viešai skelbia apie kiekvieną mažos vertės pirkimą, išskyrus pirkimus, kai:
 14.1. numatomos sudaryti prekių ar paslaugų viešojo pirkimo sutarties vertė neviršija 50 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) arba darbų viešojo pirkimo sutarties vertė neviršija 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio);
 14.2. būtina skubiai įsigyti prekių, paslaugų ar darbų;
 14.3. esant kitoms, objektyviai pateisinamoms aplinkybėms, dėl kurių netikslinga paskelbti apie pirkimą, pavyzdžiui, paskelbimas apie pirkimą reikalautų neproporcingai didelių pirkimų organizatoriaus arba komisijos pastangų, laiko ir/ar lėšų sąnaudų;
 14.4. perkama iš socialinių įmonių, įmonių, kuriose dirba daugiau kaip 50 procentų nuteistųjų, atliekančių arešto, terminuoto laisvės atėmimo ir laisvės atėmimo iki gyvos galvos bausmes, įmonių, kuriose dirba daugiau kaip 50 procentų neįgaliųjų, ir įmonių, kurių dalyviai yra sveikatos priežiūros įstaigos ir kuriose darbo terapijos pagrindais dirba ne mažiau kaip 50 procentų pacientų, perkamos jų pagamintos prekės, teikiamos paslaugos ar atliekami darbai;
 14.5. dėl techninių, meninių priežasčių ar dėl objektyvių aplinkybių tik konkretus tiekėjas gali patiekti reikalingas prekes, pateikti paslaugas ar atlikti darbus ir nėra jokios kitos alternatyvos;

 14.6. perkamos prekės ir paslaugos:
 14.6.1. kai perkančioji organizacija pagal ankstesnę pirkimo sutartį iš tam tikro tiekėjo pirko prekių arba paslaugų ir nustatė, kad iš jo tikslinga pirkti papildomai, techniniu požiūriu derinant su jau turimomis prekėmis ir suteiktomis paslaugomis, ir jeigu ankstesnieji pirkimai buvo efektyvūs, iš esmės nesikeičia prekių ar paslaugų kainos ir kitos sąlygos, o alternatyvūs pirkimai dėl techninio nesuderinamumo su ankstesniaisiais būtų nepriimtini, nes perkančiajai organizacijai įsigijus skirtingų techninių charakteristikų prekių ar paslaugų, ji negalėtų naudotis anksčiau pirktomis prekėmis ar paslaugomis ar patirtų didelių nuostolių;
 14.6.2. prekės ir paslaugos yra perkamos naudojant reprezentacinėms išlaidoms skirtas lėšas.
 14.7. perkamos prekės, kai:
 14.7.1. ypač palankiomis sąlygomis perkama iš bankrutuojančių, likviduojamų, ar restruktūrizuojamų ūkio subjektų;
 14.7.2. prekės perkamos iš valstybės rezervo.
 14.8. perkamos paslaugos, kai:
 14.8.1. Instituto darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis perkamos mokymo paslaugos;
 14.8.2. perkamos licencijos naudotis duomenų (informacinėmis) bazėmis;
 14.9. perkamos paslaugos ir darbai, kai:
 14.9.1. dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad reikia papildomų darbų arba paslaugų, neįrašytų į sudarytą pirkimo sutartį, tačiau be kurių negalima užbaigti pirkimo sutarties vykdymo. Tokia pirkimo sutartis gali būti sudaroma tik su tuo tiekėju, su kuriuo buvo sudaryta pradinė pirkimo sutartis, o jos ir visų kitų papildomai sudarytų pirkimo sutarčių kaina neturi viršyti 30 procentų pradinės pirkimo sutarties kainos;
 14.9.2. perkant iš esamo tiekėjo naujas paslaugas ar darbus, tokius pat, kokie buvo pirkti pagal ankstesnę pirkimo sutartį, su sąlyga, kad ankstesnioji pirkimo sutartis buvo sudaryta skelbiant apie pirkimą ir kurį skelbiant buvo atsižvelgta į tokių papildomų pirkimų vertę, galimybė pirkti papildomai buvo nurodyta pirkimo skelbime, o visi minimi pirkimai skirti tam pačiam projektui vykdyti. Papildomų pirkimų metu sudaromų pirkimo sutarčių trukmė negali būti ilgesnė kaip 3 metai skaičiuojant nuo pradinės pirkimo sutarties sudarymo momento.
 14.10. kai perkama iš vieno tiekėjo šių Taisyklių 28 punkte numatytais atvejais.

 15. Perkančioji organizacija turi užtikrinti, kad prekių, paslaugų ir darbų viešieji pirkimai, atliekami Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos priemonėmis (kai pirkimo atveju elektroninėmis priemonėmis pateikiamas skelbimas apie pirkimą (neskelbiamų pirkimų atveju – kvietimas), kiti pirkimo dokumentai ir priimami tiekėjų pasiūlymai) kiekvienais kalendoriniais metais sudarytų ne mažiau kaip 50 procentų perkančiosios organizacijos viešųjų pirkimų bendrosios vertės.

 

IV. PIRKIMŲ ATLIKIMAS

 16. Pirkimas atliekamas šiais etapais:
 16.1. Pirkimo organizatorius išsiaiškina reikalingas pirkti prekes, paslaugas ar darbus, jų technines, eksploatacines ir kt. savybes iki einamųjų metų gruodžio 31 d.
 16.2. Iki kalendorinių metų sausio 31 d. sudaro informacijos apie einamaisiais metais numatomų vykdyti viešųjų pirkimų suvestinę, kai prekių, paslaugų viešojo pirkimo-pardavimo sutarties vertė 50 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) ir daugiau, bet neviršija 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) per einamuosius finansinius metus, ir darbų, kai viešojo pirkimo-pardavimo darbų sutarties vertė 100 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) ir daugiau, bet neviršija 500 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) per einamuosius finansinius metus. Informacijos suvestinėje nurodomos prekės, paslaugos ir darbai, patikslinti kodai pagal BVPŽ, planuojamos (turimos) lėšos, nurodant šaltinį bei galimas pirkimo būdas, atsižvelgiant į pirkimo vertę, derinama ir tvirtinama su Instituto direktoriumi. Informacijos suvestinė peržiūrima kiekvieną ketvirtį ir, esant reikalui, tikslinama.
 16.3. Pirkimo organizatorius arba komisija atlieka tiekėjų apklausą, kai pagal Viešųjų pirkimų įstatymą ir šiose Taisyklėse nustatytas sąlygas apie pirkimą neprivaloma skelbti CVP IS, užpildo tiekėjo(-ų) apklausos pažymą, kurią pateikia tvirtinti Instituto direktoriui.
 Perkamų darbų kodas ar paslaugų kategorija nurodoma pagal Viešųjų pirkimo įstatymo 1 ir 2 priedėlyje nurodytų darbų ir paslaugų pavadinimus, o prekių kodas nurodomas pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną.
 16.4. Pirkimo organizatorius arba komisija išrenka geriausią pasiūlymą pateikusį tiekėją, su kuriuo bus sudaroma sutartis (sutartys), ir parengia sutarties projektą;
 16.5. Instituto direktorius ar jo įgaliotas asmuo su geriausią pasiūlymą pateikusiu tiekėju sudaro sutartį;
 16.6. Įvykdžius pirkimą, Komisija arba Pirkimo organizatorius per 10 dienų perduoda dokumentus, susijusius su prekių, paslaugų ar darbų apmokėjimu, Instituto buhalterei.

 

V. PREKIŲ, PASLAUGŲ AR DARBŲ POREIKIO IŠAIŠKINIMAS IR PIRKIMO OBJEKTO SAVYBIŲ NUSTATYMAS

 17. Pirkimo organizatorius prieš pradėdamas pirkimą turi išsiaiškinti, kokias prekes, paslaugas ar darbus reikės pirkti, taip pat reikalingus šių prekių, paslaugų ar darbų kiekius.

 18. Pirkimo organizatorius turi nustatyti perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes. Nustatydamas šias savybes pirkimo organizatorius vadovaujasi darbuotojų pateiktais pasiūlymais, turimais techniniais aprašymais, savo patirtimi. Jeigu reikia, pirkimo organizatorius gali konsultuotis su atitinkamos srities specialistais.

 19. Jeigu pirkimą atlieka komisija, pirkimo organizatorius perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes praneša komisijai. Pirkimo objekto savybes gali nustatyti ir pati komisija.

 20. Pirkimo organizatorius arba komisija taip pat apibrėžia ir svarbiausias sutarties sąlygas: prekių tiekimo, paslaugų ar darbų atlikimo terminus, atsiskaitymo ir apmokėjimo laikotarpius, kokybės ir specifikacijų kontrolę, netesybas ir pan.

 21. Tiekėjams nurodant perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes tiekėjai negali būti dirbtinai diskriminuojami bei turi būti užtikrinama jų konkurencija (nurodant savybes neturi būti sudaroma situacija, kad tik konkretus tiekėjas galėtų pateikti prekes, atlikti darbus ar suteikti paslaugas).

 22. Apibūdinant pirkimo objektą negali būti nurodytas konkretus modelis ar šaltinis, konkretus procesas ar prekės ženklas, patentas, tipai, konkreti kilmė ar gamyba, dėl kurių tam tikroms įmonėms ar tam tikriems produktams būtų sudarytos palankesnės sąlygos arba jie būtų atmesti. Toks nurodymas yra leistinas išimties tvarka, kai pirkimo objekto yra neįmanoma tiksliai ir suprantamai apibūdinti. Šiuo atveju nurodymas pateikiamas įrašant žodžius „arba lygiavertis“.

 23. Pirkimo objektas turi būti apibūdintas taip, kad jį glaustai ir aiškiai būtų galima nurodyti apklausiamiems tiekėjams. Jeigu pirkimą atlieka komisija, tai  pirkimo organizatorius perduoda jai dokumentus.

 24. Jeigu pirkimo objektui pagal Lietuvos Respublikos įstatymus turi būti parengta projekto dokumentai, šių dokumentų parengimą, tvirtinimą ir/ar suderinimą organizuoja pirkimo organizatorius arba direktoriaus įsakymu paskirtas kitas darbuotojas.

VI. PIRKIMO VERČIŲ DERINIMAS

 25. Pirkimų vertes, vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 9 straipsniu, apskaičiuoja Instituto direktoriaus įsakymu paskirtas pirkimo organizatorius. Pirkimo organizatorius pirkimų vertes apskaičiuoja vadovaudamasis sudarytų sutarčių faktinėmis ir numatomų sudaryti sutarčių planuojamomis vertėmis.

VII. TIEKĖJŲ APKLAUSA

 26. Siekiant nustatyti tiekėją, su kuriuo bus sudaroma pirkimo sutartis, apklausiami ne mažiau kaip trys potencialūs tiekėjai arba vienas tiekėjas, šių Taisyklių 28 punkte numatytais atvejais.

 27. Mažiau tiekėjų, nei nurodyta 26 punkte, gali būti apklausiama šiais atvejais:
 27.1. pirkimo organizatorius arba komisija sužino, kad yra mažiau tiekėjų, kurie gali pateikti reikalingas prekes, atlikti paslaugas ar darbus;
 27.2. didesnio tiekėjų skaičiaus apklausa reikalautų neproporcingai didelių pirkimų organizatoriaus arba komisijos pastangų, laiko ir/ar lėšų sąnaudų;
 27.3. esant kitoms objektyviai pateisinamoms aplinkybėms, dėl kurių neįmanoma apklausti daugiau tiekėjų.

 28. Vienas tiekėjas, tiesiogiai kreipiantis į jį pateikti siūlymą ar sudaryti sutartį, gali būti apklausiamas šiais atvejais:
 28.1. kai pirkimo vertė perkant prekes ar paslaugas neviršija 3 tūkst.  Lt (be pridėtinės vertės mokesčio), o darbus – 5 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio);
 28.2. yra tik konkretus tiekėjas, kuris gali patiekti reikalingas prekes, suteikti paslaugas ar atlikti darbus ir nėra jokios kitos priimtinos alternatyvos (pvz., perkamos meninio, mokslinio pobūdžio paslaugos ir pan.);
 28.3. pirkimą būtina atlikti labai greitai (pvz., ne ilgiau nei per parą);
 28.4. Institutas pagal ankstesnę sutartį iš kurio nors tiekėjo pirko prekių arba paslaugų ir nustatė, kad iš jo tikslinga pirkti papildomai, techniniu požiūriu derinant su jau turimomis prekėmis ir suteiktomis paslaugomis, ir jeigu ankstesnieji pirkimai buvo efektyvūs, iš esmės nekeičiant prekių ar paslaugų kainos ir kitų sąlygų. Tokių papildomų pirkimų vertė negali viršyti 30 procentų pradinės sutarties vertės;
 28.5. kreipimasis su prašymu pateikti pasiūlymą į daugiau nei vieną tiekėją reikalautų pernelyg daug Administracijos žmogiškųjų ar finansinių išteklių, tai yra, kai konkretaus pirkinio vertė yra sąlyginai maža ir daugiau nei vieno tiekėjo apklausos metu atliktini veiksmai būtų neproporcingi konkretaus pirkimo aplinkybėms;
 28.6. yra perkamos Instituto darbuotojų mokymo ir kvalifikacijos kėlimo paslaugos, teisinės-konsultacinės paslaugos, prenumeruojami laikraščiai ir žurnalai ir/ar kita periodinė literatūra, perkamos sausumos, vandens ar oro transporto paslaugos, knygos, vadovėliai ir kita mokomoji literatūra, perkamos gėlės, svečių maitinimo paslaugos ar perkamos kitos prekės ir/ar paslaugos iš reprezentacijai skirtų lėšų, taip pat perkant įvairaus pobūdžio prekes ar paslaugas, kai su tiekėju (tiekėjais) sudaromos autorinės sutartys, kai perkamos meno kolektyvų koncertinės programos, kompiuterinių programų priežiūros paslaugos (ar licencijos naudotis kompiuterinėmis programomis);
 28.7. esant kitoms, objektyviai pateisinamoms aplinkybėms, dėl kurių neįmanoma apklausti daugiau nei vieną tiekėją. Šios aplinkybės privalo būti nurodytos tiekėjų apklausos pažymoje.

 29. Pirkimo organizatorius ar komisija, atlikdama pirkimą, vadovaujantis 28 punktu, privalo įsitikinti, kad atliekant pirkimus būtų nepažeidžiamos viešųjų pirkimų įstatymo nuostatos dėl pirkimo vertės skaičiavimo.

 30. Tiekėjus apklausia pirkimo organizatorius arba komisija.

 31. Pasirenkant tiekėjus apklausai, pirkimo organizatorius arba komisija privalo įgyvendinti Viešųjų pirkimų įstatymo 91 straipsnio reikalavimus. Perkant iš socialinių įmonių, įmonių, kuriose dirba daugiau kaip 50 procentų nuteistųjų, atliekančių arešto, terminuoto laisvės atėmimo ir laisvės atėmimo iki gyvos galvos bausmes, įmonių, kuriose dirba daugiau kaip 50 procentų neįgaliųjų, ir įmonių, kurių dalyviai yra sveikatos priežiūros įstaigos ir kuriose darbo terapijos pagrindais dirba ne mažiau kaip 50 procentų pacientų, turi būti siekiama apklausti visas įmones, kurios siūlo perkamas prekes, paslaugas ar darbus ir yra paskelbusios prekių, paslaugų ar darbų sąrašus „Informaciniuose pranešimuose“.

 32. Tiekėjai apklausiami žodžiu arba raštu. Taip pat galima pasinaudoti viešai tiekėjų pateikta informacija (pvz., reklama internete ir pan.) apie siūlomas prekes, teikiamas paslaugas ar atliekamus darbus. Toks informacijos gavimas prilyginamas žodinei tiekėjų apklausai. Sprendimą dėl apklausos formos priima pirkimo organizatorius arba komisija.

 33. Apklausa žodžiu gali būti atliekama, jei:
 33.1. sutarties vertė ne didesnė kaip 10 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio);
 33.2. perkama esant ypatingoms aplinkybėms: avarijai, stichinei nelaimei, epidemijai ir kitokiam nenugalimos jėgos poveikiui, kai dėl skubos neįmanoma gauti siūlymų raštu.

 34. Apklausiant žodžiu su tiekėjais bendraujama asmeniškai arba telefonu.

 35. Apklausa raštu atliekama, kai sutarties vertė yra 10 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) ir daugiau, bet ne daugiau kaip 50 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio). Apklausiant raštu paklausimai tiekėjams pateikiami paštu, faksu, elektroniniu paštu arba asmeniškai. Tame pačiame pirkime dalyvaujantis tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma.

 36. Apklausos metu (išskyrus, kai apklausa atliekama analizuojant viešai paskelbtą informaciją) tiekėjams privalo būti pateikta tokia informacija:
 37.1. pageidaujamos pirkimo objekto savybės ir svarbiausios pirkimo sutarties sąlygos;
 37.2. kokiais kriterijais vadovaujantis bus pasirenkamas tiekėjas, su kuriuo sudaroma sutartis;
 37.3. ką turi nurodyti siūlantis savo prekes, paslaugas ar darbus tiekėjas, kokia forma (rašytine ar žodžiu) ir iki kada jis tai turi padaryti;
 37.4. kaip Institutas informuos apklausiamą tiekėją apie sprendimą su juo sudaryti pirkimo sutartį (jeigu apklausa atliekama raštu, tiekėjai apie pirkimo procedūros rezultatus informuojami raštu).

 38. Jeigu apklausiamas tik vienas tiekėjas, jam gali būti teikiama ne visa Taisyklių 37 punkte nustatyta informacija, jeigu manoma, kad kita informacija yra nereikalinga.

 39. Institutas turi įsitikinti, kad siūlymą pateikęs tiekėjas yra pajėgus įvykdyti pirkimo sutartį. Tam Pirkimo organizatorius arba komisija gali kelti reikalavimus tiekėjų kvalifikacijai ir prašyti informacijos apie kvalifikaciją. Visiems tiekėjams turi būti keliami vienodi reikalavimai ir prašoma pateikti to paties pobūdžio informaciją. Keliamais reikalavimais negalima dirbtinai diskriminuoti tiekėjų.

 40. Apklausiant tiekėją ar tiekėjui atskirai kreipiantis, pirkimo organizatorius arba komisija turi atsakyti į visus tiekėjo klausimus, susijusius su pirkimu ir tiekėjui reikalingi tam, kad geriau suprastų Instituto poreikius ir galimybes, tačiau tiekėjui negali būti pateikta informacija, kuri pažeistų Instituto įsipareigojimus neatskleisti komercinės, tarnybos ar valstybės paslaptimi laikomos informacijos arba informacijos, kurios atskleidimas pakenktų viešiesiems interesantams ar trukdytų sąžiningai konkurencijai.

 41. Tame pačiame pirkime apklaustiems tiekėjams turi būti pateikta tokia pati informacija.

 42. Apklausiant tiekėjus, jei tai nesukelia pernelyg didelių organizacinių sunkumų, galima derėtis dėl palankesnių tiekėjo siūlomų sąlygų. Per derybas tiekėjai neturi būti diskriminuojami jiems pateikiant skirtingą informaciją ar kaip nors kitaip ribojant atskirų tiekėjų galimybes pagerinti savo siūlymus. Jei pirkimą atlieka komisija ir yra deramasi, rašomas derybų protokolas, kurį pasirašo komisijos pirmininkas ir tiekėjo atstovas.

 43. Jeigu apklausiant tiekėjus paaiškėja, kad reikia pakeisti Instituto pageidaujamas pirkimo objekto savybes arba kitas pirkimo sąlygas, pirkimo organizatorius arba komisija turi tai padaryti, esant reikalui derindami su Instituto vadovu ir iš naujo apklausti jau anksčiau apklaustus tiekėjus.

 44. Žodžiu ir raštu pateikti tiekėjų ar tiekėjo atsakymai ir/ar informacija, gauta iš viešų šaltinių, fiksuojami apklausos pažymoje.

 

VIII. TIEKĖJŲ SIŪLYMŲ TIKRINIMAS IR VERTINIMAS

 45. Tiekėjo siūlymo tikrinimo tikslas – įsitikinti, ar siūlymas atitinka Instituto poreikius ir iškeltus reikalavimus, o tiekėjų siūlymų vertinimo tikslas – išrinkti geriausią pasiūlymą, kurį pateikusiam tiekėjui Institutas siūlys sudaryti pirkimo sutartį.

 46. Vertinami tik Instituto poreikius ir iškeltus reikalavimus atitinkantys tiekėjų siūlymai. Vertinama tik pagal tiekėjams apklausos metu nurodytus kriterijus. Geriausiu laikomas tas siūlymas, kuriame nurodyta mažiausia kaina arba jei nustatytas kriterijus yra ekonomiškai naudingiausias.

 47. Tiekėjų siūlymus vertina pirkimo organizatorius arba komisija.

 

IX. PIRKIMO SUTARTIS

 48. Pirkimo sutartis sudaroma su geriausią siūlymą pateikusiu tiekėju arba, kai kreipiamasi į vieną tiekėją, su tiekėju, kurio siūlymas atitinka Instituto poreikius.

 49. Pirkimo sutartis negali būti sudaryta, kol nesibaigė Viešųjų pirkimų įstatyme nustatyti tiekėjų pretenzijų pateikimo ir ieškinio pateikimo terminai, išskyrus šiuos atvejus:
 49.1. kai pagrindinė pirkimo sutartis sudaroma preliminariosios sutarties pagrindu;
 49.2. kai pasiūlymą pateikia tik vienas tiekėjas;
 49.3. kai pasiūlymas buvo pateiktas žodžiu.

 50. Jei pirkimą atlieka komisija sutartis turi būti sudaroma raštu.

  51. Jei pirkimą atlieka pirkimo organizatorius, pirkimo sutartis gali būti sudaroma raštu arba žodžiu. Sprendimą dėl sutarties formos priima pirkimo organizatorius, atsižvelgdamas į sandorio vertę, panašių sandorių praktiką ir kitas aplinkybes. Preliminarioji sutartis sudaroma raštu.

 52. Preliminariąja sutartimi šalys susitaria nustatyti sąlygas, taikomas preliminariosios sutarties pagrindu sudaromai pagrindinei pirkimo sutarčiai. Preliminariojoje sutartyje turi būti nustatytos esminės pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos: pirkimo sutarties objektas, kaina, jeigu reikalinga, preliminarus perkamų prekių kiekis, paslaugų ar darbų apimtys ir kitos Instituto nurodytos pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos, kurias ji laiko esminėmis. Sudarant pagrindinę pirkimo sutartį šalys negali keisti esminių preliminariosios sutarties sąlygų. Institutas gali priimti sprendimą preliminariojoje sutartyje nustatyti ne tik esmines, bet ir visas jos pagrindu sudaromos pagrindinės pirkimo sutarties sąlygas.

 53. Jei pirkimo sutarties vertė 10 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio) ir daugiau, tai sudaroma rašytinės formos pirkimo sutartis.

 54. Pirkimus atliekantys asmenys turi stengtis sudaryti ilgalaikes, bet ne ilgesnes nei 3 metai, sutartis su tiekėjais. Sutarties terminas ir vertė turi skatinti tiekėjus siūlyti kuo geresnes sąlygas, tačiau tuo pačiu neturi būti Institutui nepriimtinos rizikos šaltiniu.

 55. Sutartis su tiekėju neturi būti sudaroma tol, kol nėra užtikrintas Instituto įsipareigojimų pagal sutartį finansavimas. Jei finansavimas neužtikrinamas, gali būti sudaroma preliminarioji sutartis.

 

X. PIRKIMŲ DOKUMENTAI

 56. Perkant sudaromi dokumentai, kurie leistų Institutui pagrįsti priimtų sprendimų atitiktį Viešųjų pirkimų įstatymo ir šių Taisyklių nustatytiems reikalavimams.

 57. Pasibaigus pirkimui pirkimo organizatorius visus su pirkimu susijusius dokumentus per 10 dienų perduoda už Perkančiosios organizacijos dokumentų saugojimą atsakingam asmeniui. Šie dokumentai segami į bylą.

 58. Byloje turi būti ši informacija:
 58.1. informacija apie organizuojamą pirkimą;
 58.2. tiekėjų siūlymai (jei jie pateikti raštu);
 58.3. jei pirkimą atliko komisija ir buvo deramasi, komisijos posėdžių protokolai;
 58.4. pirkimo sutarties (jei sutartis sudaroma raštu) arba sąskaitos faktūros kopija.

 59. Su pirkimu susiję dokumentai saugomi pagal patvirtintą Instituto dokumentų planą.

 60. Institutas mažos vertės pirkiniams veda pirkimų verčių apskaitą.

 

XI. GINČŲ NAGRINĖJIMAS

 61. Instituto gautos tiekėjų pretenzijos dėl atliekamų pirkimų nagrinėjamos Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka.

 62. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja Instituto direktoriaus paskirtas Instituto darbuotojas. Šis asmuo neturi būti susijęs su pirkimą atliekančiu pirkimų organizatoriumi ar komisija. Sprendimą dėl pretenzijos, remdamasis paskirto darbuotojo išvadomis ir pirkimų organizatoriaus ar komisijos pirmininko paaiškinimais, priima Instituto direktorius.